协会社团运营指南：四步教你如何筹办会员线下活动

目前，随着会展科技的不断发展，数字会务已经在协会社团中逐步普及。以一场由31会议支持的线下会员活动为例，只要通过会议微站、优惠码营销、电子签到、数据管理等功能模块，就能提高筹办效率，让活动现场高效有序。

微站：推广报名一把抓

传统协会社团的线下会展活动，大多使用纸质文件通知，报名采集也通过纸质报名表。这个方式不止在传播范围方面局限性较大，同时报名打款时效性较长，不利于数据统计。而通过微站可以同时实现信息展示、推广传播、报名付费等多个维度的功能。微站本身有多种风格模板，适用于多种活动场景，支持主办方嵌入图片、视频、日程、地址等各种模块，并可以一键分享至微信、朋友圈、微博等多个社交渠道。同时可对传播数据进行实时跟踪统计。

优惠码：会员优惠自动生成

协会社团的活动，对于会员一般都会有优惠政策，并且不同等级的会员单位可能有不同的优惠幅度。主办方可以后台自助操作优惠设置，让指定会员可以享受到相应的福利优惠。通过后台的会员管理，给不同等级的会员发送相应的优惠码。会员在收到优惠码后，报名注册活动时填写优惠码即可直接享受优惠。这个方式能够有效提高会员的满意度，同时让报名付款流程更加可控，省去了人为核实打款情况的时间。

电子签到：通过速度5s/人

传统的协会社团活动，都采用纸质签到，主办方提前统计好参会人员信息后，整理打印成签到表格，现场在表格内找到参会人姓名完成签到。这样的方式不止现场速度慢，工作人员工作量大，同时报名信息无法及时更新。当前大部分线下活动都采用电子签到的方式，登记等待时间不超过十秒，签到速度达到了5秒/人，现场高效有序，很大程度上提升了参会嘉宾的参会体验。不仅如此，在用餐、接机、酒店等原本需要纸质签到或纸质凭证的场景，都可以使用电子签到来实现。让现场活动运营更加的灵活高效的同时，还能实时统计现场数据，为后续的活动提供数据参考。

数据管理：全年数据一键导出

每年举办的多场活动，所有参会数据都代表了该协会/社团的运营成果，同时对数据的分析也能精准的为后续发展方向给出指导。这就要求系统能够对全年的活动数据进行统一的打通管理，在针对单场活动数据作整理分析的同时，针对全年的多场活动，也可以看到全年的活动数据、分析报表，并支持数据一键导出。所有活动的参会人员信息，可以统一收集到通讯录中以便后续进行运营管理。

除此之外，针对医疗方向的协会社团来说，线下的学术交流大会也是推动学科发展和学者交流的重要活动之一。其中征文收集和日程管理这两个需要耗费大量人力和时间的“老大难”问题也可以通过数字会务来实现。

征文管理：数字化提交审阅，快速高效

征文管理能让主办方在线整理参会者提交的论文，分配给专家进行审阅，专家有修改意见时，论文作者可以直接收到指示并进行修改。同时后台能设置专家评审时间并显示未分配审阅列表，避免出现专家论文审阅不及时及遗漏，提高会务组在征文环节收集整理修改装订环节的效率。

日程管理：智慧排期，日程可检索

演讲日程比较多的情况下，用Excel来整理容易出现日程冲撞的问题，同时当现场有多个分会场时，日程过于紧凑也会导致参会嘉宾转场来不及。这些问题在日程管理模块下可以轻松解决，系统会自动提示时间和地点的冲突情况，同时在日程变化频率较高的情况下，工作人员实时更新即可实时上线，有效避免现场信息滞后。对于参会嘉宾来说，还可以直接关注日程或对日程进行检索。

31会议顺应数字时代的发展要求，借助互联网、移动互联网技术以及云计算、大数据等相关技术，针对社团协会所存在问题，利用“互联网+社团”的数字化管理模式，为社团协会的数字化运营管理提供了“云社团”解决方案。